ビジネスフォン選びの素朴な疑問

素朴な疑問

■新品がいいのか中古品でもいいのか・・・？

ビジネスフォンの購入や買換え には｢新品｣と「中古品」の選択肢があります。

「新品」はメーカーが販売中の最新機能を搭載したビジネスフォンを購入することです。「中古品」は、どこかの企業が使い古したビジネスフォンを中古販売業者から格安で購入することですが、メーカーが販売中の商品だけでなく販売中止の商品の場合もあります。

いずれの方法でも電話通信設備であるビジネスフォンを導入することができますが、投資額や導入後の拡張性、保守性などに大きな違いがあります。

■トータルコストを削減するのなら新品が断然お得

新品は最新機能を搭載しているだけでなく、NTTなどの電話会社（通信キャリア）の最新電話サービスに仕様対応しているため、商品価格は比較的高めになります。

経営資源に制約があると、最初から新品を検討からはずしてしまう方もいるかも知れませんが、いきなり中古品で商品自体の安さを追求してしまうのではなく、通信費削減や運用費削減などのトータルコストを削減する視点をもって、まずは新品を購入する可能性がないか検討してみましょう。

たとえば、これは弊社で実際にあった提案ケースですが、一般家庭で利用するようなアナログの電話回線3回線を使い続けていたあるお客様が、電話機が壊れたので安い中古ビジネスフォンを探していました。
電話機を安く上げるために中古品を買おうとしていたため、最新の格安電話サービスを利用できないとお悩みでしたが、このようなケースでは最新の電話サービスを利用するほうが間違いなくトータルコストは削減できるので、新品のビジネスフォン を購入することをお勧めします。
これは中古品の購入を前提として検討していたお客様の典型的な例ですが、トータルの視点で新品か中古品かを検討する必要性を物語っています。

では、続いて新品を購入するための検討ポイントを紹介します。

■検討ポイント①：ビジネスフォン買換えは通信費用削減の最大のチャンス

ビジネスフォンを新規に導入、または買い換えるには、通信費を安く上げる方法を検討しない手はありません。
ビジネスフォンを購入しただけで、通信費が安くならないのであれば、ビジネスフォンを買った価値が半減してしまいます。

最近の電話サービスは、光通信回線を利用した非常にコスト効率が高い商品がたくさん出ていますので、ぜひ検討してみましょう。これは最新機種ならではの特典です。
ただし、通信キャリアが提供する電話サービスは多岐にわたっているため、少々わかりづらいところもあります。そのようなときには、どのような電話回線が最適か、ビジネスフォンメーカーの直販サイトなどビジネスフォンの専門家に問い合わせができると安心です。

■検討ポイント②：最低限必要な機能と便利な最新機能

新品の購入を検討する場合の2つ目のポイントは、どのような機能を利用するのかです。

ビジネスフォンの一般的な機能として保留機能や転送機能は新品でも中古品でも当たり前のようについていますが、必要な機能というのは業種や業態によって大きく違います。

たとえば病院や老人ホームに必要な機能と、ホテルや旅館で必要な機能はビジネスフォンに標準装備されていないことが多いです。
また、工場や倉庫など広い敷地で利用するのか一般的なフロアで利用するのかによっても必要な機能や電話機の種類も異なります。
保留機能や転送機能などの一般的な用途の場合や一般的にフロアの場合は、新品はもちろんですが、中古品でも対応できることもありますが、自社の業務に必要な機能は何か、専門家だけに頼るだけでなく、熟知しておくことが重要です。

そのほかに気をつけたい点としては、最新機種ならではの便利な機能があることです。
たとえば、外出中にオフィスに電話がかかってきたら携帯電話も同時に呼び出すことができるような便利な機能もあります。
このように業務効率が高まる機能もあるので、どのような便利な機能が標準装備されているのか比較してみることも重要です。

■検討ポイント③：増員、機能の拡張性

事業拡大や増員などに柔軟に対応できるかどうかも重要なポイントです。

中古品では、どうしても部品不足などで柔軟に対応できないことが多いので、あらかじめ事業拡大が見込まれるのであれば、新品を購入したほうが結局はトータルコストを削減することができます。

特に、電話機の台数はビジネスフォンの収納容量に依存していますので、ビジネスモデルに連携した最適なビジネスフォンの検討が重要になってきます。人員計画に柔軟に対応するのであれば、若干収納容量に余裕を持ったビジネスフォンを選ぶことをお勧めします。

■新品のメリット・デメリット

このようにビジネスフォンを購入するのには新品がお勧めだとお話してきましたが、新品のメリットとデメリットは以下にまとめることができると思います。
そのほかには新品ではリースを受けることができるというメリットもあります。
＜メリット＞
・ 清潔感がある。使用感がない。
・ 最新の電話回線サービスを収容できるので、通信費を削減できる。
・ 最新機能が標準装備しているので、業務効率が向上できる。
・ 増員などの事業拡張に柔軟に対応できる。
・ 1年間のメーカー保証がついているので保守面で安心できる。
・ リースで購入できる。
＜デメリット＞
・ 中古品よりも購入価格が高い。
・ 短期間やスポットでの業務には費用対効果が低い。

■期間限定の利用なら中古品でもOK？

では、中古品は絶対買わないほうがいいのでしょうか？

経営資源は限られていることが多いので、新品を購入したくてもできないこともあると思います。そのような場合はどうしても中古品を検討することになると思います。
ただし、やはり中古品には多くのリスクがあるので、ビジネスフォンは企業のコアインフラだということを十分認識した上で、以下のようなリスクを自己責任で判断することになります。
・ 割高な通信コスト
・ 故障などによる機会損失と電話トラブル
・ 保守サポートが受けられないことによる短期間での新品への買換え（二重投資）
・ 増員時などは対応できないことが多いこと
　
一方、中古品はこのようなリスクを受け入れられるのであれば、期間を限定した利用には便利なこともあります。
いずれにしろ、上記はあくまでも一般論ですが、通常中古品は安いけどリスクが高く、新品は比較的高いけど結局トータルコストは安いといわれています。

■通信コストをあきらめる

新品の検討ポイントの裏返しになってしまいますが、中古品では最新の電話サービスに対応していないケースが大半だと思います。
掘り出し物で最新の電話サービス対応している商品があったとしても、購入価格は新品と大きく違うことはないのではないでしょうか？

そのようなとき、中古品で購入した場合はメーカーによる保守サポートが受けられないことや、ビジネスフォンをリースで購入できないことなどを総合的に検討に入れる必要があります。

■サポートをあきらめる

ビジネスフォンの寿命は6年程度です。

中古市場に出回るビジネスフォンは、商品の寿命がながいので、当然ながら中古品は販売開始してから6年以上経過したものが多くなる傾向にあります。
一方で、メーカーは製造中止から6年経過した製品の保守部材は在庫しません。
そのため、製造年が古い商品は保守費用が高くなってしまいます。中古車市場と同じ論理です。

さらに、中古品はメーカーの保証対象外なので、メーカーからのサポートは期待できないので、中古販売業者に十分なサポートが保証されているのか、しっかりと確認しておくことが重要です。

繰り返しになりますが、一般的に中古品を購入する場合は、サポートがほとんど受けられないことを認識して判断したほうがよさそうです。

■拡張性をあきらめる

増員や事業拡大に対応するためには、電話機などの収容能力の拡大が必要になってきます。

ビジネスフォンの電話機収容能力を向上するためには、基板（パッケージ）と呼ばれる必要な部材をその都度追加設定する必要がありますが、中古品だと購入時点では部品があっても次第に交換部品や追加部品が品薄になり、必要なときに収容能力を十分に拡張できないことがあります。

■中古品のメリット・デメリット

このように考えた場合、中古品の用途は限られてきます。
つまり、期間限定でいずれ新品に買い換えるための中継ぎ役として投資する場合か、イベント会場や工事現場などで短期間のみ利用するなど、リスクを受け入れた上でのスポット的な使い方しかなさそうです。
＜メリット＞
・ 新品よりも購入価格が安い。
・ 短期間やスポットでの業務では費用対効果が高い。
・ 増員や機能を拡充する必要がない場合は比較的安い。
＜デメリット＞
・ 使用感がある。
・ 最新電話サービスを利用できないので、通信費を削減できない。
・ 最新機能が標準装備してないので、業務を効率化できない。
・ 部材の在庫と保証期間に限界があるため、増員時や故障時に対応できない。
・ メーカー保証がついていないので保守面で不安がある。
・ リースで購入できない。結局トータルコストが高くなることがある。

■まとめ

これまで新品と中古品のメリットとデメリットを検討してきましたが、トータルコストや故障リスクと保守コストを考えた場合、やはり新品のビジネスフォンを購入するのが無難だと考えられます。それでも中古品のビジネスフォンを購入する場合は、自己責任で判断して恒久的な利用は避けたほうがいいのではないでしょうか？